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职场干活不如做PPT?六成受访者反对重形式轻实质

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漫画:付业兴

工作中,不少职场人抱怨“累死累活不如PPT(演示文稿)做得好”。有人觉得PPT可以很好地汇报工作,PPT做得好非常重要,也有人觉得PPT只是花架子,一些管理者不注重员工实实在在的付出,存在问题。职场人应该如何对待实干和成果展示的关系呢?

近日,中国青年报社社会调查中心联合问卷网(wenjuan.com),对1864名职场人进行的一项调查显示,69.4%的受访者会用年终总结、月报等方式汇报工作。但同时,63.7%的受访者认为“重形式而轻实质”的做法,会使“桃李不言,下自成蹊”的美德淡化。

82.9%受访者觉得用PPT、年终总结等方式汇报工作重要

广东广州某国企公关高级主管孙意(化名)一般用PPT形式的简报来汇报工作。孙意认为,汇报工作很重要,它能将项目信息简洁地展现给听众,对于领导来说比较有效率,对于基层员工而言,汇报工作是让领导及时了解个人工作或项目进度的有效方式。

深圳某世界500强企业员工李升(化名)介绍,由于他所在企业的文化和自己工作性质等原因,他日常工作很少使用PPT,仅在业务培训时使用。平时展示工作成果时一般是以项目为单位,每个项目都有一叠A4纸质汇报材料。

调查中,69.4%的受访者表示平时会用书面文字的方式(年终总结、月报)汇报工作,56.1%的受访者用口头语言的方式(当面汇报、电话汇报),50.5%的受访者用可视化方式(PPT、视频、图表)。19.5%的受访者不刻意展示自己的工作成果,用实际结果说话。

82.9%的受访者觉得用PPT、年终总结等方式汇报工作重要。

虽然李升使用PPT频率较低,但他认为展示工作成果是重要的。“讲解PPT是难得的大块时间,来供你系统性地向领导展示你的工作思路和成果。但只有平时实干了,才能总结出有价值的心得体会。PPT版式的绚丽只是锦上添花”。

有哪些高效、合理汇报工作的方式和技巧?调查中,59.2%的受访者会抓住任何展现自己工作成果的机会,55.3%的受访者多用视觉化辅助手段展示,51.1%的受访者会和领导形成固定的沟通汇报方式。

“在向领导汇报、提问的过程中,专业能力、沟通能力的差距还是很容易体现出来的。”李升认为,在向领导汇报项目时,应提供全面有价值的参考信息,预想领导可能提出的所有问题,并做好准备。

“我们经常说,在职场中,既要脚踏实地,也要仰望星空。这个脚踏实地,讲的就是能够更好地做好本职工作,提升自己的职业能力;仰望星空是要更多地去看到企业未来的发展前景,将自己的工作和企业的发展紧密地联系在一起。”中国政法大学商学院教授、中国政法大学人力资源开发与管理研究中心主任王霆认为,首先,职场人要做好自己的本职工作,对工作职责范围内的目标,对于自己所需要完成的绩效、指标,有清晰的认识。在这个基础之上,可以通过展现自我能力,赢得更多的发展机会和空间。第二,职场人在展现工作成果以及自身才华时,一定要和企业的发展目标紧密结合,采用公司文化所倡导的形式来展现。在组织中,既要遵循共同的法则规范,又要学会展现自己的才华和不同的职业风格。

汇报工作,63.7%受访者反对“重形式而轻实质”

“一个好的PPT需要大量的时间精力来撰写、调整。”孙意希望,企业领导能主动抛弃形式主义,更注重内容,“非要做PPT不可的话,也要以内容为主,美观为辅”。

“我们单位是国企,我感觉国企相比一般企业,汇报会更多一些。我们很多东西都需要审批,汇报的过程很漫长,也很复杂。一般情况下,如果是项目制的汇报,PPT会做得更多一些,我们会专门开会来讨论,就会需要花费很多的时间去做这些PPT。”孙意介绍说,他做PPT时,部门内部会有人来把关,给出反馈意见,“特别是格式、用词、关键点、内容点等,会反复地改,浪费了很多时间和人力。有的时候一个PPT,从我到带我的领导,再到部门领导,仅仅这三层,我们可能就会来回改十几遍,但实际上最终呈现的效果并没有多大区别”。

调查显示,63.7%的受访者认为汇报工作“重形式而轻实质”的做法,会使“桃李不言,下自成蹊”的文化美德淡化。

孙意觉得,在汇报材料和汇报过程方面浪费大量人力财力,对于企业的健康发展弊大于利,表面上维护了企业运营的等级和秩序稳定,但实际上做了许多无用功。

王霆认为,如果重形式而轻实干只是企业里某一个人的行为方式,那这种行为自然不会被企业所接纳。但是如果在整个企业里面形成了这样一种氛围,大多数人都在追求浮夸的形式主义,这种文化必然就会造成“劣币驱逐良币”,让那些脚踏实地工作为企业创造价值的员工,感觉失去了自己在职场的存在意义,导致他们被排挤出去,不利于企业长远发展。

参与本次调查的受访者中,男性占50.9%,女性占49.1%。00后占0.5%,90后占28.7%,80后占53.7%,70后占14.0%,60后占2.6%。

中国青年报·中青在线记者 王品芝 实习生 王一帆 来源:中国青年报

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